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在職証明書の取り方を徹底解説

在職証明書の取り方を徹底解説

在職証明書(ざいしょくしょうめいしょ)とは会社に在職していることを証明する書類になります。
このページでは短期滞在ビザ申請にかかせない書類の一つ「在職証明書」の取り方や注意点をご紹介しております。
「短期滞在ビザ申請の在職証明書のことなら、お気軽にお電話またはメールにてご相談ください。(相談無料)」

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短期滞在ビザの在職証明書とは?

日本側の協力者が集める書類とは?

日本側の協力者が用意する書類

在職証明書とは、「現在、その職場で働いている」ことを証明する書類になり、現在働いている職場に発行を依頼することになります。また、働いている会社によっては「在勤証明書」「就業証明書」「勤務証明書」「就労証明書」「雇用証明書」などの名称で呼ばれているところもあります。

短期滞在ビザを取るために、日本側の協力者は「日本に住んでいることを証明する書類」や「収入を証明する書類」、また必要に応じて「貯金があることを証明する書類」「職業を証明する書類」が必要になります。

その中でも、在職証明書は自身の社会的信用等を証明する書類として、身元保証人の役割を果たす人が主に用意する書類となります。また、短期滞在ビザを申請する国によって、日本側の協力者が用意する書類は微妙に異なっています。そのため、在職証明書は一部の国で求められていますが、在職証明書の提出が必須ではない国も多いです。ただし、在職証明書を提出することによって「現在、安定した職業に就いている」という保証力の高さをアピールすることができるため、在職証明書の提出が必須ではない国でも提出しておいた方が良いでしょう。

また、在職証明書はあくまで会社に雇われている立場の人間が自分の職業を証明するために提出する書類です。そのため、雇う立場である経営者・会社役員である場合は「法人登記簿謄本」を、フリーランス(個人事業主)である場合は「確定申告書の控えのコピー」や「営業許可証のコピー」などを提出しましょう。

こちらもご参考にどうぞ。

在職証明書はどんな内容のものがいいの?

在職証明書はどこでとればいいの?

在職証明書を請求している様子

在職証明書は、各企業が独自で発行しているものであり、決まった様式があるわけではありません。そのため、必要最低限の項目が揃っていれば、どのような内容のものでも構いません。必要最低限の項目は以下の4つになります。

●発行年月日
●発行者情報(会社名、会社住所、代表者の役職、代表者名、会社印)
●在職証明書を請求した者(請求者)の氏名
●在職を証明する一文


また、追加で以下の4つの項目が補足されていれば、なお良いでしょう

●請求者の性別
●請求者の生年月日
●請求者の住所
●請求者の入社年月日

在職証明書を取得する際の注意点

在職証明書を取得する際の注意点

在職証明書を取得する際の注意点①

チェックポイント①

  ・誤字・脱字、誤記入などないか、必ず確認する

在職証明書を取得する際の注意点②

チェックポイント②

  ・証明している内容が正しいかどうかを確認する

チェックポイント③

  ・誤字・脱字、誤記入などないか、必ず確認する

POINT《在職証明書に記載されている情報について①》

在籍証明書は、決まった書式や企業指定のフォーマットがあるわけではありません。また、在職証明書の発行は主に「人事部」が行うことになりますが、住民票や課税証明書などの公的機関から発行される書類と比べると記載内容に間違いが多いので、間違いがないかどうかよく確認してから書類を提出するようにしましょう。

【短期滞在ビザ】在職証明書の取り方を徹底解説 ~役立つ情報~

【都道府県別普通法人数ランキング】

1位 東京都(553,949)
2位 大阪府(224,616)
3位 神奈川県(177,893)
4位 愛知県(146,502)
5位 埼玉県(125,247)

【在職証明書に記載される内容(その他)】

記載される内容 職務内容
記載される内容 勤務時間
記載される内容 所属部署
記載される内容 役職
記載される内容 備考

短期滞在ビザ手続きの流れ

【短期滞在ビザ】在職証明書の取り方を徹底解説 ~在職証明書に関するQ&A~

在職証明書に関するQ&A

新しい在職証明書が取れるのはいつからでしょうか?

インド人の彼氏を短期滞在ビザで日本へ呼ぼうと考えています。私は、現在アルバイトとしてフルタイムで働いていますが、勤務先に在職証明書の発行を依頼したところ、アルバイトには在職証明書が発行できないと断られてしまいました。〔Aさん(日本人、25歳、女性)〕

在職証明書は法律で義務づけられたものではないため、会社に作成義務はありません。また、インドは在職証明書の提出が必要ではないため、在職証明書を提出しなくても問題はありません。

つい最近まで海外で暮らしていて、在職証明書が取れるかどうかわかりません

中国人の彼女を短期滞在ビザで日本へ呼ぼうと考えています。私は、今年の春に定年退職し、年金と貯金で生活しているため働いておらず、在職証明書を発行することができません。どうすればいいのでしょうか?〔Bさん(日本人、67歳、男性)〕

中国は在職証明書の提出が必要な国の一つです。そのため、年金生活等で無職の場合は、在職証明書が提出できないことを記述した補足の説明書を追加で添付しましょう。

会社に知られたくないので、在職証明書を発行したくありません。

ベトナム人の彼女(※ホーチミン在住)を短期滞在ビザで日本へ呼ぼうと考えています。しかし、私が働いている職場にはベトナム人の彼女がいることを伝えておらず、外国人の彼女がいることを会社に知られたくないので、在職証明書を発行したくありません。どうすればいいのでしょうか?〔Cさん(日本人、44歳、男性)〕

ベトナム(※ホーチミン)は在職証明書の提出が必要な国の一つです。そのため、「外国人の彼女がいることを会社に知られたくない」などの理由で在職証明書の提出が出来ない場合、書類不備で申請が受理されない可能性もありますのでご注意ください。
どうしても在職証明書を提出したくない場合は、在職証明書の代わりに勤務していることを疎明できる資料(社員証、健康保険証、組合員証、直近の給与明細書等)と在職証明書の代わりに提出している旨の説明書を提出することをお勧めします(この場合でも、書類不備になる可能性はございます)

招へい人と身元保証人が別々の人物である場合、どうすればいいのでしょうか?

中国人の彼氏を短期滞在ビザで日本へ呼ぼうと考えています。私は、3か月前に引っ越しをしたのですが、勤務先に在職証明書を発行してもらったところ、在職証明書の住所欄が旧住所のままになっていました。どうすればいいのでしょうか?〔Dさん(日本人、35歳、女性)〕

在職証明書をすぐに再発行してもらえるのであれば、すぐに再発行してもらってください。また、どうしても再発行に時間がかかる場合は、在職証明書の住所欄が旧住所になっていることを記述した補足の説明書を追加で添付しましょう。

原則、源泉徴収票は在職証明書の代わりになりません

源泉徴収票とは、12月の年末調整の後に会社から発行される1年間の収入と納付した所得税額を記載した書類です。会社から「現在○○(在職者の氏名)が弊社に在籍していることを証明します。」等の文言はなく、在職証明の主旨で発行される書類ではありません。そのため、原則として源泉徴収票では在職証明書の代わりとすることはできませんのでご注意ください。

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※ 弊所では様々なお客様よりご依頼をいただき短期滞在ビザ申請をサポートしております。「在職証明書の取り方がわからない」とご不安に思われているなら、まずはお気軽にご相談ください。

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◎大阪府大阪市 2ヶ月後に許可
前略 おかげさまで夫と娘が来日することができました。自分1人ではこの結果は出なかったと思います。本当にありがとうございます。後略

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◎大阪府大阪市 申請から2週間で許可
先日は、大変お世話になりました。無事ビザが下りました。また、次回お世話になると思いますので宜しくお願いします。

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◎北海道常呂郡 申請から5日間で許可
たいへん暑い中お世話になっております。書類一式拝見しました。さすがプロのまとめ方と、感服しております。ありがとうございました。

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◎三重県熊野市 申請から1週間で許可
川端さま お世話になります。返信が大変遅くなり、申し訳ありません。書類を拝見しました。中略、観光計画も作っていただいたりと、やっぱり自分1人ではできなかったなあと思っています。ありがとうございます。

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◎愛知県豊田市 申請から4日間で許可
山本さま いつもお世話になっています。2人 8月5日から来日しました。特に問題もなくビザ取得できたようです。いろいろありがとうございました。簡単ですが、お礼まで。

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