【短期滞在ビザ】招へい理由書の書き方を徹底解説

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招へい理由書の書き方を徹底解説

招へい理由書（しょうへいりゆうしょ）とは、招へい人の基本情報や申請人である外国人を招へいするに至った目的、経緯の詳細などについて記入する書類になります。
このページでは短期滞在ビザ申請にかかせない書類の一つ「招へい理由書」の書き方や記入例をご紹介しております。
「外国人の友人や恋人、家族などを日本へ呼びたいとお考えなら、お気軽にお電話またはメールにてご相談ください。（相談無料）」

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【短期滞在ビザ】招へい理由書の書き方を徹底解説～招へい理由書とは何ですか？～

招へい理由書とは、ビザを申請する外国人（ビザ申請人）を日本へ招待する人物「招へい人」が作成する書類です。こちらが、招へい人が作成する「招へい理由書」の見本となります。招へい理由書は、主にビザを申請する日本の大使館・総領事館や外務省のホームページからダウンロードすることができます。プリンターで書類を印刷するときは、必ず「A4サイズ」で書類を印刷しましょう。印刷できるのは片面のみです。

【短期滞在ビザ】招へい理由書の書き方を徹底解説～招へい理由書の内容とは？～

招へい理由書は大きく分けて「書類作成日」「申請先の情報」「招へい人の情報」「招へい人の追加情報（※商用目的の場合のみ）」「ビザ申請人の情報」「招へいに関する情報」の5つの内容で構成されています。それでは、招へい理由書の書き方を具体的にご説明していきましょう。

POINT《招へい理由書の書き方の3つのポイント》

① 招へい理由書の作成にあたり、入力・直筆での記入どちらでも構いません
② 招へい人の入力(又は記入)項目について、招へい人と身元保証人が同一人物の場合は『省略』しても構いません
③ 招へい経緯の入力(又は記入)項目について、別紙で招へい経緯書を作成しましょう

【短期滞在ビザ】招へい理由書の書き方を徹底解説～招へい理由書の書き方～

①書類の作成日

・招へい理由書を作成した日付を記入してください。

POINT《短期滞在ビザの申請書類の有効期限について》

書類の有効期限は、発行日より3か月以内と決められています。完成した書類を海外に送る際は、郵送などに時間がかかるので、できれば「発行日より2か月以内」の書類を送りましょう。

②申請先の情報

・申請人が書類を提出する日本大使館または総領事館の正式名称を記入し、□にチェックを入れてください。

POINT《ビザを申請する「申請先」について》

基本的に、短期滞在ビザは日本大使館が申請先になりますが、短期滞在ビザ中国やロシア、インドなどの面積の広い国や、ベトナムやタイなどの短期滞在ビザ申請者数が多い国は住んでいる地域によって、申請先が総領事館になったり、領事事務所（出張駐在官事務所）になったりと、大使館とは別の場所になることがあります。短期滞在ビザの申請先を確認する際は、外務省のホームページ（https://www.mofa.go.jp/mofaj/annai/zaigai/list/kankatsu.html）のページから確認しましょう。

③招へい人の郵便番号

・招へい人の郵便番号を記入してください。

④招へい人の住所

・招へい人の住所を記入してください。

POINT《住民票の住所と別の場所に住んでいる場合は？》

仕事などの関係で、住民票の住所と実際に住んでいる場所が違う場合は、招へい理由書には住民票の住所を記入しましょう。また、申請人の滞在場所が「実際に住んでいる場所」になる場合は、その旨を説明する書類や、実際に住んでいる場所を証明する補足の資料を添付すると、審査がスムーズに進みます。

⑤招へい人の氏名

・招へい人の氏名をご入力ください。または、直筆でご記入ください。

POINT《書類に名前を記入する際は？》

招へい人の氏名を記入する際は、黒か青のボールペン（※消えるボールペンは使用できません）で記入してください。

⑥招へい人の電話番号

・招へい人の電話番号を記入してください。

POINT《電話番号は、自宅の固定電話と携帯電話どちらがいいの？》

電話番号を記入する際は、自宅の固定電話と携帯電話のどちらでも構いませんが連絡が取りやすい方を記入してください。

⑦招へい人のFAX番号

・招へい人のFAX番号を記入してください。

POINT《招へい人と身元保証人が同じ場合は？》

招へい理由書の書き方,招へい人の情報（省略）

招へい人と身元保証人が同じ場合、招へい理由書の招へい人の情報欄を省略することができます。

⑧招へい機関（企業）の情報

・家族や友人、恋人などを呼ぶ場合は空欄のままにしておいてください。

⑨ビザ申請人の国籍

・ビザ申請人の国籍を記入してください。

※ビザ申請人が重国籍者であれば、日本に入国するときに使用する予定のパスポートに国籍を合わせてください。

⑩ビザ申請人の職業

・ビザ申請人の職業を記入してください。

⑪ビザ申請人の氏名

・ビザ申請人の氏名を記入してください。氏名は、アルファベットの大文字で記入してください。

⑫ビザ申請人の性別

・□のどちらかにチェックを入れてください。

⑬ビザ申請人の人数

・ビザ申請人と同時にビザを申請する人数を記入してください。

POINT《ビザ申請人の人数とは？》

短期滞在ビザは、複数人が同時にビザを申請することもできます。複数人が同時にビザを申請する際は「代表者の招へい理由書」と「申請人名簿」を作成する必要があります。また、代表者の招へい理由書の人数を記載する欄は、代表者以外のビザ申請人の人数を記入しましょう。また、1人でビザを申請する場合は「0名」と記入しましょう。

⑭ビザ申請人の生年月日

ビザ申請人の生年月日（年齢）を記入してください。

⑮招へい目的

・ビザ申請人が日本に来る目的を記入してください。

POINT《招へい目的の記入例をご紹介》

●知人訪問の場合
・交際相手であるビザ申請人を日本へ呼び、一緒に観光するため
  また、交際相手であるビザ申請人を両親に紹介したいため
・友人であるビザ申請人を日本へ呼び、お互いに親交を深め、家族的な交流を深めるため
・交際相手であるビザ申請人を日本へ呼び、結婚の準備を進めるため
  また、一緒に○○県内にある▲▲や□□を観光するため
・友人であるビザ申請人を日本へ呼び、一緒に観光し日本を知ってもらうため

●親族訪問の場合
・妻であるビザ申請人を日本へ呼び、私の両親に会わせるため
  また、私と一緒に観光するため
・息子の帰国と共に、息子の妻であるビザ申請人を日本へ呼び、
  出産と育児の時期を日本で過ごすため

⑯招へい經緯

・ビザ申請人を（招へい人が）呼ぶことになったいきさつを記入してください。

※弊所では、招へい理由書に呼ぶことになったいきさつを記入するよりも招へい理由書の別紙の作成をオススメしています。

POINT《招へい理由書の別紙とは？》

招へい理由書には招へい人を呼ぶことになったいきさつを記入する欄がありますが、記入欄がせまく、簡潔に書くよりもしっかりと招へい人を呼ぶことになったいきさつをアピールした方がビザが出る確率が上がることから、招へい理由書の別紙を作成し、追加で提出することを推薦しています。

⑰招へい人と申請人の関係

・招へい人と申請人の関係を記入してください。

POINT《招へい人と申請人の関係の記入例をご紹介》

●知人訪問の場合
・ビザ申請人の交際相手
・ビザ申請人の友人
・ビザ申請人の元同僚
・ビザ申請人のいとこ
・ビザ申請人の娘の友人など

●親族訪問の場合
・ビザ申請人の父
・ビザ申請人の母
・ビザ申請人の妹
・ビザ申請人の甥
・ビザ申請人の孫など

会社・団体が招へい人になる場合

③招へい機関（企業）の郵便番号

・招へい機関（企業）の郵便番号を記入してください。

④招へい機関（企業）の住所

・招へい機関（企業）の住所を記入してください。

⑤招へい機関（企業）の代表者の氏名

・招へい機関（企業）の代表者の氏名を記入してください。

⑥招へい機関（企業）の電話番号

・招へい機関（企業）の電話番号を記入してください。

⑦招へい機関（企業）のFAX番号

・招へい機関（企業）のFAX番号を記入してください。

⑧招へい機関（企業）の担当者の所属先名

・招へい機関（企業）の担当者の所属先名を記入してください。

⑨招へい機関（企業）の担当者の氏名

・招へい機関（企業）の担当者の氏名を記入してください。

⑩招へい機関（企業）の担当者の電話番号

・招へい機関（企業）の担当者の電話番号を記入してください。

⑪招へい機関（企業）の担当者のFAX番号

・招へい機関（企業）の担当者のFAX番号を記入してください。

POINT《招へい機関（企業）の担当者の所属先名とは？》

短期滞在ビザの手続きをする際に、手続きをする担当者が「身元を保証する機関（企業）の代表者」であれば代表者の情報を、代表者以外であれば代表者以外の手続きの担当者の情報を記入してください。

⑮招へい目的

・ビザ申請人が日本に来る目的を記入してください。

POINT《招へい目的の記入例をご紹介》

●短期商用の場合
・交際相手であるビザ申請人を日本へ呼び、一緒に観光するため
  また、交際相手であるビザ申請人を両親に紹介したいため
・ビザ申請人を日本へ呼び、日本語の勉強を行い、
  テストを受けて将来的に日本で働けるように支援するため
・ビザ申請人を日本へ呼び、日本側の社内スタッフと交流してもらうため
  また、社内業務フローについての理解を深め、今後の開発につなげるため
・ビザ申請人を日本へ呼び、新規事業立ち上げに協業して頂く商談を行うため
・ビザ申請人が行っている業務及び業務に関連する製品が完成するまでの全体的な工程を学んでもらうため
  また、業務に関連するソフトや機械の操作方法を学ぶため
・申請人を日本へ呼び、弊社の事業内容を紹介するため

⑯招へい經緯

・ビザ申請人を（招へい人が）呼ぶことになったいきさつを記入してください。

※弊所では、招へい理由書に呼ぶことになったいきさつを記入するよりも招へい理由書の別紙の作成をオススメしています。

POINT《招へい理由書の別紙とは？》

⑰招へい人と申請人の関係

・招へい人と申請人の関係を記入してください。

POINT《招へい人と申請人の関係の記入例をご紹介》

●短期商用の場合
・ビザ申請人の招へい機関
・ビザ申請人の雇用予定会社の取引先
・ビザ申請人が在籍する法人の日本本社
・ビザ申請人の勤務先の協力会社
・ビザ申請人の元雇用機関など

⑫招へい目的

・ビザ申請人が日本に来る目的を記入してください。

⑬招へい經緯

・ビザ申請人を（招へい機関が）呼ぶことになったいきさつを記入してください。

⑭招へい人と申請人の関係

・招へい機関（企業）と申請人の関係を記入してください。

【短期滞在ビザ】招へい理由書の書き方を徹底解説～役立つ情報～

【短期滞在ビザの気になる情報】

書類作成期間	約2週間
申請書類枚数	10枚～30枚
料金	短期費用1
手数料	申請先によりさまざま
提出先	海外にある在外公館

【短期滞在ビザ入国者数ランキング】

1位	中国
2位	韓国
3位	台湾
4位	香港
5位	アメリカ合衆国

【招へい人と申請人との関係ランキング】

1位	交際相手（恋人）
2位	婚約者
3位	友人
4位	家族
5位	親戚

【招へい人が用意する書類】

書類名	住民票
書類名	パスポート（※渡航歴がある場合）
書類名	滞在予定表
書類名	知人関係を証明する資料
書類名	親族関係を証明する資料

>> 短期滞在ビザ手続きの流れをもっと詳しく

【短期滞在ビザ】招へい理由書の書き方を徹底解説～招へい理由書に関するQ＆A～

外国人の妻と結婚し、日本で一緒に暮らしています。外国人の妻の弟を短期滞在ビザで呼びたいのですが、妻が無職のため、招へい人・身元保証人には私がなればいいのでしょうか？〔Aさん（45歳、男性）〕

奥様が「無職」でご主人に十分な収入があるというご夫婦は、奥様が「招へい人」ご主人が「身元保証人」という役割分担でビザ申請に協力しましょう。基本的に、招へい人はビザ申請人とより近しい間柄の人物（※今回の場合では奥様）がなることが望ましく、身元保証人であるご主人が無理に招へい人までする必要はありません。逆に、奥様・ご主人共に十分な収入がある場合は、奥様が招へい人と身元保証人になり、弟さんを呼ぶのは構いません。

SNSで知り合ったベトナム人の彼女を呼ぶため、短期滞在ビザを申請しようとしています。彼女を呼ぶ際、自分が招へい人と身元保証人になる予定ですが、招へい理由書を書く際に招へい人の情報を省略できるなら、ビザ申請人の情報も省略していいのでしょうか？〔Bさん（28歳、男性）〕

招へい人と身元保証人が同一人物の場合、招へい人の情報の欄の記入を省略することはできますが、ビザ申請人の情報の欄の記入を省略することはできません。例え同じ情報であってもきっちり記入しましょう。

私は現在、フィリピンに留学しています。現地でできた友人と日本へ一時帰国したいのですが、海外で暮らしているため私が招へい人になることはできません。また、現地でできた友人は日本に知り合いもいないため、どうやって招へい人を用意すればいいのでしょうか？〔Cさん（21歳、女性）〕

海外で暮らしている人が現地でできた友人や恋人を呼ぶ場合は、日本にいる家族に協力してもらい、日本にいる家族が「招へい人」となり、短期滞在ビザを申請することができます。

【短期滞在ビザ】招へい理由書の書き方を徹底解説～先生の一言～

私たちは、日本人の方が海外の友人・知人・彼氏・彼女・恋人・婚約者・両親・取引先・ビジネスパートナーを短期滞在ビザで呼ぶためのサポートをしております。外国人が日本に来日するためには、査証（ビザ）が必要であり、日本で作成する書類が非常に重要となっております。私たちは短期滞在ビザの専門家として、豊富な知識や経験をもとに、短期滞在ビザの書類の書き方や審査のポイントを押さえた申請書類を作成させて頂きます。外国人の友人や知人、彼氏や彼女と一緒に過ごすため日本に呼びたいなら、短期滞在ビザの専門家であるコモンズ行政書士事務所に是非ともお任せください！！