
招へい経緯書の書き方を徹底解説

招へい経緯書(しょうへいけいいしょ)とは短期滞在ビザで申請人を日本へ招へいすることになった経緯をまとめた書類になります。
このページでは短期滞在ビザ申請にかかせない書類の一つ「招へい経緯書」の書き方や記入例をご紹介しております。
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【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~短期滞在ビザとは何ですか?~
短期間、海外にいる親族や友人、また仕事の取引先などを日本に呼ぶ場合は、短期滞在ビザが必要となります。さらに、通常であれば旅費や滞在費は、日本に来る外国人(ビザ申請人)が支払うことになりますが、ビザ申請人ではなく日本にいる呼ぶ側の人間が旅費や滞在費を支払う場合は、日本にいる呼ぶ側の人間が作成した「招待をする事情を明記した書類」や「身元の保証を証明する書類」が必要となります。
なお、旅費・滞在費をビザ申請人が支払う場合であっても、ビザ申請人の国籍によっては日本にいる呼ぶ側の人間が作成した「身元の保証を証明する書類」などが必要になってくる場合もあります。
また、長期間、ビザ申請人を日本に呼ぶ場合は、短期滞在ビザではなく別のビザを取る必要があるため、最寄りの地方出入国在留管理官署に「在留資格認定証明書」の交付申請をすることになります。
【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい人とは何ですか?~
「日本側の書類と一緒に申請する方法」の申請方法を利用する際、日本にいる協力者は、申請人を日本へ招待する「招へい人」と、申請人の身元を保証する「身元保証人」の2つの役割を果たす必要があります。「招へい人」と「身元保証人」は同じ人物がなっても、別の人物がなっても構いませんが、招へい人の役割をする人物は「招待をする事情を明記した書類」を、身元保証人の役割をする人物は「身元の保証を証明する書類」を書く必要があります。
また、招へい人になるために一番重要な条件は「日本で暮らしていること」です。例え、日本人であっても、日本で暮らしていない(※海外に駐在・留学中の人)は、招へい人にはなれません。逆に、外国人であっても、中長期在留者と呼ばれる長期滞在ビザで日本で暮らしている外国人であれば、招へい人になれるのでご注意ください。

【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書とは何ですか?~
招へい経緯書とは、申請人を「日本へ招待する人物が誰なのか?」を明確にするために招へい人が作成する書類になります。招へい理由書から派生した書類になり、絶対に必要な書類ではないため、特に決まったテンプレートなどはありません。Wordなどの文書作成ソフトで、自分にあったものを自由に作成しましょう。
ただし、あまりにも長すぎる文章は避け、文章を簡潔にまとめることがポイントです。また、プリンターで作成した招へい経緯書を印刷するときは、必ず「A4サイズ」で書類を印刷するのを忘れないでください。また、招へい経緯書は長ければ長いほど良いわけではないので、A4用紙1枚程度に収まるように気を付けましょう。
【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書の内容とは?~
招へい経緯書は大きく分けて「申請先の情報」「書類作成日・招へい人の情報」「前文」「日本へ呼ぶ事情」「日本で何をしてもらうか?」「身元保証に関する情報」「末文」の7つの内容で構成されています。招へい経緯書の書き方を具体的に説明する前に、先に、招へい経緯書を書くときの重要なポイントを3つご紹介します。
● 1つ目は「できるだけ簡潔に分かりやすく書くこと」です
招へい経緯書は、補足資料という立ち位置ですが、あまり長々と書きすぎるのもよくありません。あくまで、2人の出会いから現在までのいきさつを、交えて簡潔に書いていきましょう。また、書き終わったら必ず読み直し、誤字や脱字がないか必ず確認してください。
● 2つ目は「決して嘘は書かない」です
文書全体の見栄えや内容をを気にする気持ちもわかりますが、嘘を書くのは悪質な行為であると判断され、ビザの結果に影響が出るのはもちろん、その後、再びビザを申請しようとしても「1回目では○○と書いていたのに、2回目では△△と書いてあるのはなぜ?」と疑われ、上手くいくものも上手くいかなくなってしまいます。また、嘘を書く気がなかったとしても、思い違いや勘違いから、嘘を書こうと思っていないのに結果として嘘を書いてしまうこともありますので、招へい経緯書が書きあがったら必ずパスポートやスケジュール帳、チャット履歴などと招へい経緯書を見比べましょう。
● 3つ目は「犯罪をほのめかすような内容を書かない」です
短期滞在ビザで来日した外国人が犯す犯罪としてよくあるものが「不法滞在」と「不法就労」です。決められた期限どおりに日本へ帰らず、ビザが切れた状態でそのまま日本に滞在することを「不法滞在」、本当は働いてはいけないビザなのに日本で働くことを「不法就労」になります。招へい経緯書を書く際は、「不法滞在」や「不法就労」するのではないかという疑いをもたれるような、「短期滞在ビザで来日して、このまま日本に長期滞在する方法を探したい~」「日本でアルバイトを探したいと考えている~」あいまいな表現やまぎらわしい言い回しは避けましょう。
何度もご説明していますが、招へい経緯書はあくまで補足的な資料であって、絶対に必要な書類ではありません。しかし、日本の大使館や総領事館の中では「互いの関係を記載した書面により相互の関係をご説明していただく必要があります」などの案内がされているところもあり、招へい経緯書を提出することによって、大きく審査に影響を与えることがができます。
短期滞在ビザの申請に不安があるなら、是非とも気合を入れて、招へい経緯書を書いてみてはいかがでしょうか?
【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書の書き方~
①申請先の情報
・申請人が書類を提出する日本大使館または総領事館の正式名称を記入しましょう。
基本的に、短期滞在ビザは日本大使館が申請先になりますが、短期滞在ビザ中国やロシア、インドなどの面積の広い国や、ベトナムやタイなどの短期滞在ビザ申請者数が多い国は住んでいる地域によって、申請先が総領事館になったり、領事事務所(出張駐在官事務所)になったりと、大使館とは別の場所になることがあります。短期滞在ビザの申請先を確認する際は、外務省のホームページ(https://www.mofa.go.jp/mofaj/annai/zaigai/list/kankatsu.html)のページから確認しましょう。
②書類の作成日
・招へい経緯書を作成した日付を記入してください。
③招へい人の氏名
・招へい人の氏名を直筆で記入(署名)します。基本的に捺印は不要ですが、捺印を行う場合はシャチハタ以外の印鑑を押してください。
④前文
・誰が書類を作成したのか、誰が誰を何の目的で呼ぶのかを簡潔に書きましょう。
※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「前文」にあたります。
●招へい人しかしない場合:私は招へい人の○○××と申します。この度~
●恋人を呼ぶ場合:この度「短期滞在査証」で交際相手であるビザ申請人~
●家族を呼ぶ場合:この度「短期滞在査証」で父親であるビザ申請人~
●海外の得意先を呼ぶ場合:この度「短期滞在査証」で取引先の最高経営責任者であるビザ申請人~
⑤主文A【日本へ呼ぶ事情】
・いつ、どこで、どのようにして招へい人とビザ申請人が出会ったのか、どういう流れで2人の関係を築いてきたのか、
なぜビザ申請人を日本へ呼ぶ必要があるのか?を、具体的な日付やエピソードを交えて簡潔に書きましょう。
※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「主文」にあたります。
招へい経緯書は時系列順に書くことをおススメしますが、招へい経緯書に「〇月〇日に~~で会った」「△△年△△月に~~へ行った」などの日付をのせるときは、必ず日付を確認してから記入するようにしましょう。うろ覚えの日付を記入してしまうと、出国・入国履歴やチャット・電話履歴などの、正確な日付がわかる過去の資料と照らし合わせた際に矛盾が生じることになります。招へい経緯書と過去の資料に矛盾が生じてしまうと、偽装の申請ではないかと疑われてしまうため、日付を記入するときは必ず過去の資料と見比べてください。
⑥主文B【日本で何をするか?】
・ビザ申請人が日本に何日間滞在するのか、ビザ申請人を日本へ呼んで、どこで、何をするのかを簡潔に書きましょう。
※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「主文」にあたります。
⑦主文C【身元保証人に関する情報】
・身元保証人に関する情報を記入してください。
※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「主文」にあたります。
⑧末文
・招へい経緯書の「締めの言葉(結びの言葉)」になります。この度の申請にかける思いを簡潔に書きましょう。
※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「末文」にあたります。
これまで、招へい経緯書の具体的な書き方をご案内させていただきましたが、あくまで上記でご案内させていただいているのは、書き方の一例であり、ご自身で招へい経緯書を作成される際は、無理に見本を真似しようとはせず、肩の力を抜いて、ご自身に合った形式でご自由に招へい経緯書を作成して下さい。
【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~役立つ情報~
【短期滞在ビザの気になる情報】
書類作成期間 | 約2週間 |
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申請書類枚数 | 10枚~30枚 |
料金 | 短期費用1 |
手数料 | 申請先によりさまざま |
提出先 | 海外にある在外公館 |
【短期滞在ビザ入国者数ランキング】
1位 | 中国 |
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2位 | 韓国 |
3位 | 台湾 |
4位 | 香港 |
5位 | アメリカ合衆国 |
【招へい人と申請人との関係ランキング】
1位 | 交際相手(恋人) |
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2位 | 婚約者 |
3位 | 友人 |
4位 | 家族 |
5位 | 親戚 |
【招へい人が用意する書類】
書類名 | 住民票 |
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書類名 | パスポート(※渡航歴がある場合) |
書類名 | 滞在予定表 |
書類名 | 知人関係を証明する資料 |
書類名 | 親族関係を証明する資料 |

【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書に関するQ&A~
日本の飲食店で出会ったフィリピン人の彼女(※半年前に帰国済み)を、短期滞在ビザで日本に呼びたいと考えています。どのような招へい経緯書を書けばいいのでしょうか?〔Aさん(45歳、男性)〕
ポイントとしては「いつどこでAさんと出会ったのか?」「Aさんと出会ってから、Aさんがフィリピンへ帰国するまでどのような交流をしていたのか?」「Aさんがフィリピンへ帰国してから、二人の交流はどうなったのか?」などを時系列に沿って淡々と説明していくことです。
お客様の中には特定のエピソード(※彼女の誕生日に夜景の見えるレストランでプロポーズした、彼女と○○へ旅行に行って○○をしたなど)に強くこだわる方もいらっしゃいますが、あくまで招へい経緯書は、お二人の思い出に残るエピソードを伝える書類ではなく、ビザ申請人を招へいするための書類であることを忘れないでくださいね!
日本で出産を控えており、中国人の母親を、短期滞在ビザで日本に呼びたいと考えています。どのような招へい経緯書を書けばいいのでしょうか?〔Bさん(27歳、女性)〕
ポイントとしては産後のお世話のために中国人の母親を呼ぶ以上「来日してからも母親との交流はあったか?」「出産日はいつか?」「日本で母親に何をしてもらうか」などをしっかり説明することです。
基本的に親族訪問の場合は血縁関係である以上、申請人と招へい人の関係の説明をそこまでする必要はありません。むしろ、なぜ申請人を日本に呼びたいのか、申請人が日本で何をするのかの説明の方が重要になります。
ベトナムにある現地法人の従業員を研修のため、短期滞在ビザで日本に呼びたいと考えています。どのような招へい経緯書を書けばいいのでしょうか?〔C社(製造業)〕
ポイントとしては、原則、短期滞在ビザでは報酬を伴う活動は禁止されており、商用訪問(仕事目的での来日)でも禁止されていることに変わりはありません。そのため、来日して何をするか、また、報酬を伴う活動を行わないことをしっかり説明することが重要になります。
【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~先生の一言~
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お客様の声
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◎大阪府大阪市 2ヶ月後に許可
前略 おかげさまで夫と娘が来日することができました。自分1人ではこの結果は出なかったと思います。本当にありがとうございます。後略

◎大阪府大阪市 申請から2週間で許可
先日は、大変お世話になりました。無事ビザが下りました。また、次回お世話になると思いますので宜しくお願いします。

◎北海道常呂郡 申請から5日間で許可
たいへん暑い中お世話になっております。書類一式拝見しました。さすがプロのまとめ方と、感服しております。ありがとうございました。

◎三重県熊野市 申請から1週間で許可
川端さま お世話になります。返信が大変遅くなり、申し訳ありません。書類を拝見しました。中略、観光計画も作っていただいたりと、やっぱり自分1人ではできなかったなあと思っています。ありがとうございます。

◎愛知県豊田市 申請から4日間で許可
山本さま いつもお世話になっています。2人 8月5日から来日しました。特に問題もなくビザ取得できたようです。いろいろありがとうございました。簡単ですが、お礼まで。
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