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招へい経緯書の書き方を徹底解説

招へい経緯書の書き方を徹底解説

招へい経緯書(しょうへいけいいしょ)とは、短期滞在ビザで申請人を日本へ招へいすることになった経緯をまとめた書類になります。
このページでは短期滞在ビザ申請にかかせない書類の一つ「招へい経緯書」の書き方や記入例をご紹介しております。

結論から言うと、招へい経緯書の内容で審査が許可にも不許可にもなると言っても過言ではないとても重要な書類になります。
招へい経緯書の書き方は下記で詳しく解説しますが、正直私たち専門家でなければ作成が難しいのでご依頼いただければと思います。

招へい経緯書はA4用紙に、短期滞在ビザで招へいするに至った経緯を詳細に記載します。書き方にルールはなく基本的に自由に作成します。
「招へい経緯書の書類作成はもちろん、短期滞在ビザ申請のご依頼ならお気軽にお電話またはメールにてご相談ください。(相談無料)」

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【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書とは何ですか?~

招へい経緯書とは何ですか?

招へい経緯書の見本(表・裏)

招へい経緯書とは、申請人を「日本に招待する理由や目的、招へい人と申請人の関係性や日本で何をするのか」を明確にするために招へい人が作成する書類になります。招へい理由書から派生した書類になり、絶対に必要な書類ではないため、特に決まったテンプレートなどはありません。Wordなどの文書作成ソフトで、自分にあったものを自由に作成しましょう。

ただし、あまりにも長すぎる文章は避け、文章を簡潔にまとめることがポイントです。また、招へい経緯書を印刷するときは、必ず「A4サイズ」で書類を印刷するのを忘れないでください。また、招へい経緯書は長ければ長いほど良いわけではないので、A4用紙1枚程度に収まるように気を付けましょう。

【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書の内容とは?~

招へい経緯書の内容とは?

招へい経緯書のアウトライン

招へい経緯書は大きく分けて「申請先の情報」「書類作成日・招へい人の情報」「前文」「日本へ呼ぶ事情」「日本で何をするか?」「身元保証人の情報」「末文」の7つの内容で構成されています。まずは、招へい経緯書を書くときの重要なポイントを3つご紹介します。

● 1つ目は「できるだけ簡潔に分かりやすく書くこと」です
招へい経緯書は、補足資料という立ち位置ですが、あまり長々と書きすぎるのもよくありません。あくまで、2人の出会いから現在までのいきさつを、交えて簡潔に書いていきましょう。また、書き終わったら必ず読み直し、誤字や脱字がないか必ず確認してください。

● 2つ目は「決して嘘は書かない」です
文書全体の見栄えや内容を気にする気持ちもわかりますが、嘘を書くのは悪質な行為であると判断され、ビザの結果に影響が出るのはもちろん、その後、再びビザを申請しようとしても「1回目では○○と書いていたのに、2回目では△△と書いてあるのはなぜ?」と疑われ、上手くいくものも上手くいかなくなってしまいます。また、嘘を書く気がなかったとしても、思い違いや勘違いから、嘘を書こうと思っていないのに結果として嘘を書いてしまうこともあります。

● 3つ目は「犯罪をほのめかすような内容を書かない」です
短期滞在ビザで来日した外国人が犯す犯罪としてよくあるものが「不法滞在」と「不法就労」です。招へい経緯書を書く際は、「不法滞在」や「不法就労」するのではないかという疑いをもたれるような、「短期滞在ビザで来日して、このまま日本に長期滞在する方法を探したい~」「日本でアルバイトを探したいと考えている~」などのあいまいな表現やまぎらわしい言い回しは避けましょう。

何度もご説明していますが、招へい経緯書はあくまで補足的な資料であって、絶対に必要な書類ではありません。しかし、日本の大使館や総領事館の中では「互いの関係を記載した書面により相互の関係をご説明していただく必要があります」などの案内がされているところもあり、招へい経緯書を提出することによって、審査に大きなプラス影響を与えることがができます。

【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書の書き方~

招へい経緯書の書き方

招へい経緯書の書き方,申請先の情報,書類の作成日,招へい人の氏名,前文

①申請先の情報

  ・申請人が書類を提出する日本大使館または総領事館の正式名称を記入しましょう。

②書類の作成日

  ・招へい経緯書を作成した日付を記入してください。

③招へい人の氏名

  ・招へい人の氏名を直筆で記入(署名)します。基本的に捺印は不要ですが、捺印を行う場合はシャチハタ以外の印鑑を押してください。

④前文

  ・誰が書類を作成したのか、誰が誰を何の目的で呼ぶのかを簡潔に書きましょう。

  ※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「前文」にあたります。

POINT《前文の参考例》

●招へい人しかしない場合:私は招へい人の○○××と申します。この度~
●恋人を呼ぶ場合:この度「短期滞在査証」で交際相手であるビザ申請人~
●家族を呼ぶ場合:この度「短期滞在査証」で父親であるビザ申請人~
●海外の得意先を呼ぶ場合:この度「短期滞在査証」で取引先の最高経営責任者であるビザ申請人~

招へい経緯書の書き方,日本へ呼ぶ理由・目的

⑤主文A【日本へ呼ぶ理由・目的】

  ・いつ、どこで、どのようにして招へい人とビザ申請人が出会ったのか、どういう流れで2人の関係を築いてきたのか、

    なぜビザ申請人を日本へ呼ぶ必要があるのか?具体的な日付やエピソードを交えて簡潔に書きましょう。

  ※ 招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「主文」にあたります。

POINT《日付はかなり重要?》

招へい経緯書は時系列順に書くことをおススメしますが、招へい経緯書に「〇月〇日に~~で会った」「△△年△△月に~~へ行った」などの日付をのせるときは、必ず日付を確認してから記入するようにしましょう。うろ覚えの日付を記入してしまうと、出国・入国履歴やチャット・電話履歴などの、正確な日付がわかる過去の資料と照らし合わせた際に矛盾が生じることになります。招へい経緯書と過去の資料に矛盾が生じてしまうと、偽装の申請ではないかと疑われてしまうため、日付を記入するときは必ず過去の資料と見比べてください。

招へい経緯書の書き方,日本で何をするか?

⑥主文B【日本で何をするか?】

  ・ビザ申請人が日本に何日間どこに滞在するのか、ビザ申請人を日本へ呼んで、どこで、何をするのかを簡潔に書きましょう。

  ※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「主文」にあたります。

招へい経緯書の書き方,身元保証人に関する情報,末文

⑦主文C【身元保証人に関する情報】

  ・身元保証人に関する情報を記入してください。

  ※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「主文」にあたります。

⑧末文

  ・招へい経緯書の「締めの言葉(結びの言葉)」になります。この度の申請にかける思いを簡潔に書きましょう。

  ※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「末文」にあたります。

こちらもご参考にどうぞ。

【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~役立つ情報~

【招へい経緯書の気になる情報】

招へい経緯書 必須書類ではなく推奨
枚数 A4用紙1枚

【招へい経緯書の作成にあたって】

注意点 嘘や隠し事を絶対にしない
注意点 審査ポイントを押さえた文章にする

短期滞在ビザ手続きの流れ

【短期滞在ビザ】招へい経緯書を作成する上での注意点

招へい経緯書の作成では、何を書いたら問題で、何を書かなければならないのか、を熟知した上でなければ許可になるものも不許可になることがあります。また、審査中にビザ申請人が面接を受けることもあり、招へい経緯書にあいまいな情報を記載したため、ビザ申請人の言っていることと違う点が出て不許可になるということもあります。

あとは、書いている文章では審査官にうまく伝わらず、不信感をもたれて不許可になるということもあるので、書類作成は私たちプロにご依頼いただくことをおすすめしています。ご依頼いただくと、きちんとした短期滞在ビザの申請書類(招へい経緯書を含む)を手にすることができるので、次回もしご自身で作成するなら、その時にお役に立つと考えています。

【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書に関するQ&A~

招へい経緯書に関するQ&A

フィリピン人の恋人を90日間日本に呼ぶ、Aさんの招へい経緯書

日本の飲食店で出会ったフィリピン人の彼女(※半年前に帰国済み)を、短期滞在ビザで日本に呼びたいと考えています。どのような招へい経緯書を書けばいいのでしょうか?〔Aさん(45歳、男性)〕

フィリピン人,彼女,90日間,招へい経緯書

ポイントとしては「いつどこでAさんと出会ったのか?」「Aさんと出会ってから、Aさんがフィリピンへ帰国するまでどのような交流をしていたのか?」「Aさんがフィリピンへ帰国してから、二人の交流はどうなったのか?」などを時系列に沿って淡々と説明していくことです。

お客様の中には特定のエピソード(※彼女の誕生日に夜景の見えるレストランでプロポーズした、彼女と○○へ旅行に行って○○をしたなど)に強くこだわる方もいらっしゃいますが、あくまで招へい経緯書は、お二人の思い出に残るエピソードを伝える書類ではなく、ビザ申請人を招へいするための書類であることを忘れないでくださいね!

中国人の母親を90日間日本に呼ぶ、Bさんの招へい経緯書

日本で出産を控えており、中国人の母親を、短期滞在ビザで日本に呼びたいと考えています。どのような招へい経緯書を書けばいいのでしょうか?〔Bさん(27歳、女性)〕

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ポイントとしては産後のお世話のために中国人の母親を呼ぶ以上「来日してからも母親との交流はあったか?」「出産日はいつか?」「日本で母親に何をしてもらうか」などをしっかり説明することです。

基本的に親族訪問の場合は血縁関係である以上、申請人と招へい人の関係の説明をそこまでする必要はありません。むしろ、なぜ申請人を日本に呼びたいのか、申請人が日本で何をするのかの説明の方が重要になります。

ベトナム人の現地従業員を30日間日本に呼ぶ、C社の招へい経緯書

ベトナムにある現地法人の従業員を研修のため、短期滞在ビザで日本に呼びたいと考えています。どのような招へい経緯書を書けばいいのでしょうか?〔C社(製造業)〕

ベトナム人,現地従業員,30日間,招へい経緯書

ポイントとしては、原則、短期滞在ビザでは報酬を伴う活動は禁止されており、商用訪問(仕事目的での来日)でも禁止されていることに変わりはありません。そのため、来日して何をするか、また、報酬を伴う活動を行わないことをしっかり説明することが重要になります。

【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~先生の一言~

私たちは、短期滞在ビザ申請のサポート実績が豊富にあります。短期滞在ビザで招へいする目的はお客様一人一人異なり、招へい経緯書も異なります。お客様に合った招へい経緯書を作成することが重要であり、書くべきポイントをしっかり書くことや、審査官にきちんと伝わる文章にするということもとても重要になります。外国人の友人や知人、彼氏や彼女と一緒に過ごすため日本に呼びたいなら、短期滞在ビザの専門家であるコモンズ行政書士事務所に是非ともお任せください!!

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※ 弊所では様々なお客様よりご依頼をいただき短期滞在ビザ申請をサポートしております。「招へい経緯書の書き方がわからない」とご不安に思われているなら、まずはお気軽にご相談ください。

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◎大阪府大阪市 2ヶ月後に許可
前略 おかげさまで夫と娘が来日することができました。自分1人ではこの結果は出なかったと思います。本当にありがとうございます。後略

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◎大阪府大阪市 申請から2週間で許可
先日は、大変お世話になりました。無事ビザが下りました。また、次回お世話になると思いますので宜しくお願いします。

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◎北海道常呂郡 申請から5日間で許可
たいへん暑い中お世話になっております。書類一式拝見しました。さすがプロのまとめ方と、感服しております。ありがとうございました。

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◎三重県熊野市 申請から1週間で許可
川端さま お世話になります。返信が大変遅くなり、申し訳ありません。書類を拝見しました。中略、観光計画も作っていただいたりと、やっぱり自分1人ではできなかったなあと思っています。ありがとうございます。

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◎愛知県豊田市 申請から4日間で許可
山本さま いつもお世話になっています。2人 8月5日から来日しました。特に問題もなくビザ取得できたようです。いろいろありがとうございました。簡単ですが、お礼まで。

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