
招へい経緯書の書き方を徹底解説

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このページでは短期滞在ビザ申請にかかせない書類の一つ「招へい経緯書(しょうへいけいいしょ)」の書き方や記入例をご紹介しております。
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【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~短期滞在ビザとは何ですか?~
短期間、海外にいる親族や友人、また仕事の取引先などを日本に呼ぶ場合は、短期滞在ビザが必要となります。さらに、通常であれば旅費や滞在費は、日本に来る外国人(ビザ申請人)が支払うことになりますが、ビザ申請人ではなく日本にいる呼ぶ側の人間が旅費や滞在費を支払う場合は、日本にいる呼ぶ側の人間が作成した「招待をする事情を明記した書類」や「身元の保証を証明する書類」が必要となります。
なお、旅費・滞在費をビザ申請人が支払う場合であっても、ビザ申請人の国籍によっては日本にいる呼ぶ側の人間が作成した「身元の保証を証明する書類」などが必要になってくる場合もあります。
また、長期間、ビザ申請人を日本に呼ぶ場合は、短期滞在ビザではなく別のビザを取る必要があるため、最寄りの地方出入国在留管理官署に「在留資格認定証明書」の交付申請をすることになります。
【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい人とは何ですか?~
「日本側の書類と一緒に申請する方法」の申請方法を利用する際、日本にいる協力者は、申請人を日本へ招待する「招へい人」と、申請人の身元を保証する「身元保証人」の2つの役割を果たす必要があります。「招へい人」と「身元保証人」は同じ人物がなっても、別の人物がなっても構いませんが、招へい人の役割をする人物は「招待をする事情を明記した書類」を、身元保証人の役割をする人物は「身元の保証を証明する書類」を書く必要があります。
また、招へい人になるために一番重要な条件は「日本で暮らしていること」です。例え、日本人であっても、日本で暮らしていない(※海外に駐在・留学中の人)は、招へい人にはなれません。逆に、外国人であっても、中長期在留者と呼ばれる長期滞在ビザで日本で暮らしている外国人であれば、招へい人になれるのでご注意ください。

【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書とは何ですか?~
招へい経緯書とは、申請人を「日本へ招待する人物が誰なのか?」を明確にするために作成する書類から派生した書類になります。招へい経緯書は、あくまで補足的な資料であって、絶対に必要な書類ではないため、特に決まったテンプレートなどはありません。Wordなどの文書作成ソフトで、自分にあったものを自由に作成しましょう。
ただし、あまりにも長すぎる文章は避け、文章を簡潔にまとめることがポイントです。また、プリンターで作成した招へい経緯書を印刷するときは、必ず「A4サイズ」で書類を印刷するのを忘れないでください。また、招へい経緯書は長ければ長いほど良いわけではないので、A4用紙1枚程度に収まるように気を付けましょう。
【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書の内容とは?~
招へい経緯書は大きく分けて「申請先の情報」「書類作成日・招へい人の情報」「前文」「日本へ呼ぶ事情」「日本で何をしてもらうか?」「身元保証に関する情報」「末文」の7つの内容で構成されています。招へい経緯書の書き方を具体的に説明する前に、先に、招へい経緯書を書くときの重要なポイントを3つご紹介します。
● 1つ目は「できるだけ簡潔に分かりやすく書くこと」です
招へい経緯書は、補足資料という立ち位置ですが、あまり長々と書きすぎるのもよくありません。あくまで、2人の出会いから現在までのいきさつを、交えて簡潔に書いていきましょう。また、書き終わったら必ず読み直し、誤字や脱字がないか必ず確認してください。
● 2つ目は「決して嘘は書かない」です
文書全体の見栄えや内容をを気にする気持ちもわかりますが、嘘を書くのは悪質な行為であると判断され、ビザの結果に影響が出るのはもちろん、その後、再びビザを申請しようとしても「1回目では○○と書いていたのに、2回目では△△と書いてあるのはなぜ?」と疑われ、上手くいくものも上手くいかなくなってしまいます。また、嘘を書く気がなかったとしても、思い違いや勘違いから、嘘を書こうと思っていないのに結果として嘘を書いてしまうこともありますので、招へい経緯書が書きあがったら必ずパスポートやスケジュール帳、チャット履歴などと招へい経緯書を見比べましょう。
● 3つ目は「犯罪をほのめかすような内容を書かない」です
短期滞在ビザで来日した外国人が犯す犯罪としてよくあるものが「不法滞在」と「不法就労」です。決められた期限どおりに日本へ帰らず、ビザが切れた状態でそのまま日本に滞在することを「不法滞在」、本当は働いてはいけないビザなのに日本で働くことを「不法就労」になります。招へい経緯書を書く際は、「不法滞在」や「不法就労」するのではないかという疑いをもたれるような、「短期滞在ビザで来日して、このまま日本に長期滞在する方法を探したい~」「日本でアルバイトを探したいと考えている~」あいまいな表現やまぎらわしい言い回しは避けましょう。
何度もご説明していますが、招へい経緯書はあくまで補足的な資料であって、絶対に必要な書類ではありません。しかし、日本の大使館や総領事館の中では「互いの関係を記載した書面により相互の関係をご説明していただく必要があります」などの案内がされているところもあり、招へい経緯書を提出することによって、大きく審査に影響を与えることがができます。
短期滞在ビザの申請に不安があるなら、是非とも気合を入れて、招へい経緯書を書いてみてはいかがでしょうか?
【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書の書き方~
①申請先の情報
・申請人が書類を提出する日本大使館または総領事館の正式名称を記入しましょう。
基本的に、短期滞在ビザは日本大使館が申請先になりますが、短期滞在ビザ中国やロシア、インドなどの面積の広い国や、ベトナムやタイなどの短期滞在ビザ申請者数が多い国は住んでいる地域によって、申請先が総領事館になったり、領事事務所(出張駐在官事務所)になったりと、大使館とは別の場所になることがあります。短期滞在ビザの申請先を確認する際は、外務省のホームページ(https://www.mofa.go.jp/mofaj/annai/zaigai/list/kankatsu.html)のページから確認しましょう。
②書類の作成日
・招へい経緯書を作成した日付を記入してください。
③招へい人の氏名
・招へい人の氏名を直筆で記入(署名)します。基本的に捺印は不要ですが、捺印を行う場合はシャチハタ以外の印鑑を押してください。
④前文
・誰が書類を作成したのか、誰が誰を何の目的で呼ぶのかを簡潔に書きましょう。
※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「前文」にあたります。
●招へい人しかしない場合:私は招へい人の○○××と申します。この度~
●恋人を呼ぶ場合:この度「短期滞在査証」で交際相手であるビザ申請人~
●家族を呼ぶ場合:この度「短期滞在査証」で父親であるビザ申請人~
●海外の得意先を呼ぶ場合:この度「短期滞在査証」で取引先の最高経営責任者であるビザ申請人~
⑤主文A【日本へ呼ぶ事情】
・いつ、どこで、どのようにして招へい人とビザ申請人が出会ったのか、どういう流れで2人の関係を築いてきたのか、
なぜビザ申請人を日本へ呼ぶ必要があるのか?を、具体的な日付やエピソードを交えて簡潔に書きましょう。
※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「主文」にあたります。
招へい経緯書は時系列順に書くことをおススメしますが、招へい経緯書に「〇月〇日に~~で会った」「△△年△△月に~~へ行った」などの日付をのせるときは、必ず日付を確認してから記入するようにしましょう。うろ覚えの日付を記入してしまうと、出国・入国履歴やチャット・電話履歴などの、正確な日付がわかる過去の資料と照らし合わせた際に矛盾が生じることになります。招へい経緯書と過去の資料に矛盾が生じてしまうと、偽装の申請ではないかと疑われてしまうため、日付を記入するときは必ず過去の資料と見比べてください。
⑥主文B【日本で何をするか?】
・ビザ申請人が日本に何日間滞在するのか、ビザ申請人を日本へ呼んで、どこで、何をするのかを簡潔に書きましょう。
※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「主文」にあたります。
⑦主文C【身元保証人に関する情報】
・身元保証人に関する情報を記入してください。
※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「主文」にあたります。
⑧末文
・招へい経緯書の「締めの言葉(結びの言葉)」になります。この度の申請にかける思いを簡潔に書きましょう。
※招へい経緯書の場合、この部分が手紙や契約書などの「末文」にあたります。
これまで、招へい経緯書の具体的な書き方をご案内させていただきましたが、あくまで上記でご案内させていただいているのは、書き方の一例であり、ご自身で招へい経緯書を作成される際は、無理に見本を真似しようとはせず、肩の力を抜いて、ご自身に合った形式でご自由に招へい経緯書を作成して下さい。
【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~役立つ情報~
【短期滞在ビザの気になる情報】
書類作成期間 | 約2週間 |
---|---|
申請書類枚数 | 10枚~30枚 |
料金 | 短期費用1 |
手数料 | 申請先によりさまざま |
提出先 | 海外にある在外公館 |
【短期滞在ビザ入国者数ランキング】
1位 | 中国 |
---|---|
2位 | 韓国 |
3位 | 台湾 |
4位 | 香港 |
5位 | アメリカ合衆国 |
【招へい人と申請人との関係ランキング】
1位 | 交際相手(恋人) |
---|---|
2位 | 婚約者 |
3位 | 友人 |
4位 | 家族 |
5位 | 親戚 |
【招へい人が用意する書類】
書類名 | 住民票 |
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書類名 | パスポート(※渡航歴がある場合) |
書類名 | 滞在予定表 |
書類名 | 知人関係を証明する資料 |
書類名 | 親族関係を証明する資料 |

【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~招へい経緯書に関するQ&A~
日本の飲食店で出会ったフィリピン人の彼女(※半年前に帰国済み)を、短期滞在ビザで日本に呼びたいと考えています。どのような招へい経緯書を書けばいいのでしょうか?〔Aさん(45歳、男性)〕
<見本文①>
私は、招へい人並びに身元保証人の●● ●●と申します。この度の「短期滞在査証」で交際相手であるビザ申請人◆◆ ◆◆◆◆ ◆◆◆◆(以下、「彼女」と表記します)が来日することを希望しており、招へい経緯を以下でご説明申し上げます。
私は、20XX年XX月XX日に食事をするため訪れた飲食店で彼女と初めて出会いました。彼女は、仕事のため20XX年XX月XX日から来日し、同店で働いておりました。私は、同店に訪れていた際に彼女と話す機会があり、彼女からフィリピンの魅力をたくさん教えてもらい、フィリピンのことが大好きになりました。私と彼女は、その他にもお互いの趣味の話や身の上話など色々な会話をする中で、すっかり意気投合致しました。私は、その後も同店へ訪れる度に、彼女と会話を交わすことで仲も深まり、彼女とプライベートでも交流するようになりました。そして、私と彼女は一緒に過ごすことで更に仲も深まり、お互いの性格や人柄に好意を持ったため、20XX年XX月XX日から交際を始めました。私と彼女は、その後もお互いの休日を利用し一緒に食事や観光へ出かけ二人の絆を深め合っておりました。また、私は彼女が仕事を終え20XX年XX月XX日にフィリピンへ帰国した後も、彼女と毎日のように連絡を取り合い、お互いの近況や日々の出来事を報告しておりました。そして、私は彼女に会うため20XX年XX月XX日からXX日までフィリピンへ訪れました。私は、彼女と再会し一緒に過ごす中で、この先の人生も共に歩んでいきたいとお互いに強く思い結婚を決意致しました。また、私のフィリピン滞在中、彼女の実家へ訪れたところ彼女のご家族は私のことを温かく迎えてくれ、私と彼女の婚約を大変喜んでくれておりました。私は、彼女や彼女のご家族と一緒に過ごす中で、家族の絆も大変深まりました。そして、私と彼女はおかげさまで現在も順調に交際を続けており、この先結婚することを考えております。そのため、私はぜひ彼女を日本へ招待し、私の家族にも彼女を紹介したいと思っております。また、私は彼女との結婚後、彼女と一緒に日本で暮らすことを考えているため、彼女の日本滞在中、彼女がまだ知らない日本の文化や習慣をたくさん彼女に教えてあげたいとも思っており、今回彼女を日本へ招へいすることに致しました。
彼女は、日本で私に会えることを大変楽しみにしており、久しぶりに日本へ訪れますので、今回日本に来ることを心待ちにしております。私は、彼女を日本に招へいした際は私の家族へ彼女を紹介したいと思っております。私の家族は、彼女が来日することを聞き彼女に会えることを大変楽しみにしております。彼女も、日本で私の家族に会えることを心待ちにしております。また、私は彼女と一緒に私が暮らしている□□地方を中心に観光や食事へ出かけたいと考えております。更に、私は彼女の日本滞在中、彼女との結婚の準備を進めたいとも思っております。私は、出来る限りの長い期間を彼女に日本で過ごしてもらい、私や私の家族との絆を深めてもらいたいと共に、二人の結婚に向けて有意義な時間にしてもらいたいと考えております。
私は、○○○○株式会社に勤めております。年収は約XXX万円あり、預金額は約XXX万円ありますので、日本で安定した暮らしを送ることができております。この度の渡航・滞在費用は全て私が支出し、滞在場所は私の自宅で過ごすため、彼女が費用を負担することはありません。また、彼女が日本に滞在中は、招へい人並びに身元保証人である私が、全ての責任を持って監督・行動致します。
以上の事情をご理解頂き、彼女の短期滞在査証申請に格別のご配慮いただけますよう、お願い申し上げます。
日本で出産を控えており、中国人の母親を、短期滞在ビザで日本に呼びたいと考えています。どのような招へい経緯書を書けばいいのでしょうか?〔Bさん(27歳、女性)〕
<見本文②>
私は、招へい人の● ●●と申します。この度「短期滞在査証」で母親であるビザ申請人▲ ▲▲(以下、「母」と表記します)が来日することを希望しており、招へい経緯を以下でご説明申し上げます。
私は、20XX年XX月XX日に、「◇◇」在留資格をいただき、■■県■■市にある○○工業株式会社(以下、「同社」と表記します)で働くために来日いたしました。そして、私は同社で研修生として働き始めた際に、同社の社員である★★ ★★(以下、「夫」と表記します)と出会いました。それから、私はお互いの性格や価値観が一致したことから夫と交際を始め、同社で約3年間研修生として働きながら順調に交際を続けておりました。その後、私は20XX年XX月XX日に同社での研修を終え、中国へ帰国致しました。私は、中国へ帰国した後も夫と交際を続けており、同年7月に中国で結婚の手続きを致しました。その際、私の両親は私と夫の結婚をとても喜び、日本での生活を祝福してくれました。その後、私は「日本人の配偶者等」在留資格を頂き、20XX年XX月XX日に来日し、現在に至るまで夫婦円満な日々を送っておりました。この度、私が20XX年XX月XX日に検査をおこなったところ、夫の子を妊娠していることが判明いたしました。私は、すぐに母へ妊娠を報告し、その後も定期的にお腹の中の赤ちゃんの状況を報告しておりました。そして、おかげさまで現在も順調にお腹の中の赤ちゃんは健やかに成長し、20XX年XX月XX日が出産予定日となっております。私は、母にこれまで電話を通して妊娠中の私を支え続けてもらっており、母に出産の立会人をしてもらいたいと考えております。また、私は母に私の出産前後の身の回りの世話をしてもらうことも考えており、この度、母を日本へ招へいすることに至りました。
母は、母国である中国ではなく、日本で出産に臨む私をとても心配してくれており、一日も早く私のもとへ駆け付け、私の世話を望んでおります。私も夫も、私の出産にあたり、母が来日する日を待ちわびております。私は、母を日本に招へいした際は、私の出産に立ち会ってもらいたいと考えております。また、私の出産前と出産後の身の回りの世話をしてもらいたいとも考えております。私と夫は、私の出産後の身体が落ち着くまでの間を母に日本で過ごしてもらい、私と生まれてくる赤ちゃんの世話をしてもらいたいと考えております。
この度の申請にあたり、私は夫に身元保証人となってもらっております。夫は、○○工業株式会社で働いております。夫の年収は約XXX万円あり、私達夫婦の預金額が約XXX万円ありますので、私達夫婦は日本で安定した暮らしを送ることができております。この度の渡航・滞在費用は全て夫が支出し、滞在場所は私達夫婦の自宅で過ごすため、母が費用を負担することはありません。また、母が日本に滞在中は、招へい人である私と身元保証人である夫が全ての責任を持って監督・行動致します。
以上の事情をご理解頂き、母の短期滞在査証申請に格別のご配慮いただけますよう、宜しくお願い申し上げます。
ベトナムにある現地法人の従業員を研修のため、短期滞在ビザで日本に呼びたいと考えています。どのような招へい経緯書を書けばいいのでしょうか?〔C社(製造業)〕
<見本文③>
私は、株式会社○○産業の●● ●●と申します。この度の短期滞在査証申請にあたり、手続きの担当者となっております。弊社は、招へい人並びに身元保証人となり「短期滞在査証」でビザ申請人の▼▼▼ ▼▼ ▼▼▼▼ ▼▼氏(以下、「▼▼氏」と表記します)が来日することを希望しており、招へい経緯を以下でご説明致します。
弊社は、19XX年XX月XX日に設立し、本年で創立40周年を迎えております。現在、東京都○○区に本社を置き、全国35ヵ所に支店や営業所を配置しております。弊社は、太陽光パネルの製造から設置、販売を主として事業を行っており、現在は取扱製品の拡大及び積極的なアジアへの市場展開など幅広く事業を展開しております。その中で、ベトナムにある現地法人「★★★」の代表者である▼▼▼ ▼▼ ▼▼▼▼ ▼▼氏より、太陽光パネルの製造方法に関する知識や保守点検・維持管理方法に関する知識の習得のための指導を行ってほしいとの打診がございました。加えて、弊社も今後の製品販売の拡大に伴い、▼▼氏の更なる知識の習得が必要だと考えていたため、▼▼氏の申し出を受け入れました。そして、かねてより調整を進めていた滞在日程のめどが立ったため、現在▼▼氏の来日に向けて準備を進めております。弊社は、ベトナム市場の開拓のためにも、実際に▼▼氏を日本へ呼んで太陽光パネルの製造工場及び設置現場などを肌で感じてもらうことが必要不可欠であると考えております。また、弊社はこの度の滞在を通してこの先も▼▼氏とより良い関係を築いてゆきたいとも考えており、この度▼▼氏を日本へ招へいすることに致しました。
なお、▼▼氏の主な滞在場所は東京都○○区にあるプリンスホテル○○を予定しております。▼▼氏の滞在期間中は、太陽光パネルの製造方法に関する知識や保守点検・維持管理方法に関する知識の習得などに向けた技術指導を行いたいと考えております。弊社は今回の招へいが、この先の事業拡大やアジア圏への更なる進出に向けて大変有意義な機会になると考えております。なお、▼▼氏を招へいするにあたり、弊社及び弊社関係者から報酬を支払うことは一切ございません。また、▼▼氏の渡航・滞在費用は全て弊社が支出致します。▼▼氏が日本に滞在中は、招へい人並びに身元保証人である弊社代表取締役の■■ ■■■と、手続きの担当者である私が全ての責任を持って監督・行動致します。
以上の事情をご理解頂き、▼▼氏の短期滞在査証申請に格別のご配慮いただけますよう、宜しくお願い申し上げます。
【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 ~先生の一言~
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◎大阪府大阪市 2ヶ月後に許可
前略 おかげさまで夫と娘が来日することができました。自分1人ではこの結果は出なかったと思います。本当にありがとうございます。後略

◎大阪府大阪市 申請から2週間で許可
先日は、大変お世話になりました。無事ビザが下りました。また、次回お世話になると思いますので宜しくお願いします。

◎北海道常呂郡 申請から5日間で許可
たいへん暑い中お世話になっております。書類一式拝見しました。さすがプロのまとめ方と、感服しております。ありがとうございました。

◎三重県熊野市 申請から1週間で許可
川端さま お世話になります。返信が大変遅くなり、申し訳ありません。書類を拝見しました。中略、観光計画も作っていただいたりと、やっぱり自分1人ではできなかったなあと思っています。ありがとうございます。

◎愛知県豊田市 申請から4日間で許可
山本さま いつもお世話になっています。2人 8月5日から来日しました。特に問題もなくビザ取得できたようです。いろいろありがとうございました。簡単ですが、お礼まで。
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