【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 - コモンズ行政書士事務所

招へい経緯書とは、申請人を「日本に招待する理由や目的、招へい人と申請人の関係性や日本で何をするのか」を明確にするために招へい人が作成する書類になります。招へい理由書から派生した書類になり、絶対に必要な書類ではないため、特に決まったテンプレートなどはありません。Wordなどの文書作成ソフトで、自分にあったものを自由に作成しましょう。

ただし、あまりにも長すぎる文章は避け、文章を簡潔にまとめることがポイントです。また、招へい経緯書を印刷するときは、必ず「A4サイズ」で書類を印刷するのを忘れないでください。また、招へい経緯書は長ければ長いほど良いわけではないので、A4用紙1枚程度に収まるように気を付けましょう。

招へい経緯書は大きく分けて「申請先の情報」「書類作成日・招へい人の情報」「前文」「日本へ呼ぶ事情」「日本で何をするか？」「身元保証人の情報」「末文」の7つの内容で構成されています。まずは、招へい経緯書を書くときの重要なポイントを３つご紹介します。

● 1つ目は「できるだけ簡潔に分かりやすく書くこと」です
招へい経緯書は、書くべき内容を簡潔にまとめて書いていきましょう。また、書き終わったら必ず読み直し、誤字や脱字がないか必ず確認してください。

● 2つ目は「決して嘘は書かない」です
文書全体の見栄えや内容を気にする気持ちもわかりますが、嘘を書くのは悪質な行為であると判断され、ビザの結果に影響が出るのはもちろん、その後、再びビザを申請しようとしても「1回目では○○と書いていたのに、2回目では△△と書いてあるのはなぜ？」と疑われ、上手くいくものも上手くいかなくなってしまいます。

● 3つ目は「犯罪をほのめかすような内容を書かない」です
短期滞在ビザで来日した外国人が犯す犯罪としてよくあるものが「不法滞在」と「不法就労」です。招へい経緯書を書く際は、「不法滞在」や「不法就労」するのではないかという疑いをもたれるような、あいまいな表現やまぎらわしい言い回しは避けましょう。

日本の大使館や総領事館の中では「互いの関係を記載した書面により相互の関係をご説明していただく必要があります」などの案内がされているところもあり、招へい経緯書を提出することによって、審査に大きなプラス影響を与えることがができます。

招へい経緯書の作成では、何を書いたら問題で、何を書かなければならないのか、を熟知した上でなければ許可になるものも不許可になることがあります。また、審査中にビザ申請人が審査官から面接を受けることもあり、招へい経緯書に書いている内容と、ビザ申請人が面接で話した内容が違う場合は不許可になる可能性が高いです。

他には、書いている文章では審査官にうまく伝わらず、不信感をもたれて不許可になるということもあるので、書類作成は私たちプロにご依頼いただくことをおすすめしています。