【短期滞在ビザ】招へい経緯書の書き方を徹底解説 - コモンズ行政書士事務所

短期間、海外にいる親族や友人、また仕事の取引先などを日本に呼ぶ場合は、短期滞在ビザが必要となります。さらに、通常であれば旅費や滞在費は、日本に来る外国人（ビザ申請人）が支払うことになりますが、ビザ申請人ではなく日本にいる呼ぶ側の人間が旅費や滞在費を支払う場合は、日本にいる呼ぶ側の人間が作成した「招待をする事情を明記した書類」や「身元の保証を証明する書類」が必要となります。
なお、旅費・滞在費をビザ申請人が支払う場合であっても、ビザ申請人の国籍によっては日本にいる呼ぶ側の人間が作成した「身元の保証を証明する書類」などが必要になってくる場合もあります。

また、長期間、ビザ申請人を日本に呼ぶ場合は、短期滞在ビザではなく別のビザを取る必要があるため、最寄りの地方出入国在留管理官署に「在留資格認定証明書」の交付申請をすることになります。

「日本側の書類と一緒に申請する方法」の申請方法を利用する際、日本にいる協力者は、申請人を日本へ招待する「招へい人」と、申請人の身元を保証する「身元保証人」の2つの役割を果たす必要があります。「招へい人」と「身元保証人」は同じ人物がなっても、別の人物がなっても構いませんが、招へい人の役割をする人物は「招待をする事情を明記した書類」を、身元保証人の役割をする人物は「身元の保証を証明する書類」を書く必要があります。

また、招へい人になるために一番重要な条件は「日本で暮らしていること」です。例え、日本人であっても、日本で暮らしていない（※海外に駐在・留学中の人）は、招へい人にはなれません。逆に、外国人であっても、中長期在留者と呼ばれる長期滞在ビザで日本で暮らしている外国人であれば、招へい人になれるのでご注意ください。

招へい経緯書とは、申請人を「日本へ招待する人物が誰なのか？」を明確にするために招へい人が作成する書類になります。招へい理由書から派生した書類になり、絶対に必要な書類ではないため、特に決まったテンプレートなどはありません。Wordなどの文書作成ソフトで、自分にあったものを自由に作成しましょう。

ただし、あまりにも長すぎる文章は避け、文章を簡潔にまとめることがポイントです。また、プリンターで作成した招へい経緯書を印刷するときは、必ず「A4サイズ」で書類を印刷するのを忘れないでください。また、招へい経緯書は長ければ長いほど良いわけではないので、A4用紙1枚程度に収まるように気を付けましょう。

招へい経緯書は大きく分けて「申請先の情報」「書類作成日・招へい人の情報」「前文」「日本へ呼ぶ事情」「日本で何をしてもらうか？」「身元保証に関する情報」「末文」の7つの内容で構成されています。招へい経緯書の書き方を具体的に説明する前に、先に、招へい経緯書を書くときの重要なポイントを３つご紹介します。

● 1つ目は「できるだけ簡潔に分かりやすく書くこと」です
招へい経緯書は、補足資料という立ち位置ですが、あまり長々と書きすぎるのもよくありません。あくまで、2人の出会いから現在までのいきさつを、交えて簡潔に書いていきましょう。また、書き終わったら必ず読み直し、誤字や脱字がないか必ず確認してください。

● 2つ目は「決して嘘は書かない」です
文書全体の見栄えや内容をを気にする気持ちもわかりますが、嘘を書くのは悪質な行為であると判断され、ビザの結果に影響が出るのはもちろん、その後、再びビザを申請しようとしても「1回目では○○と書いていたのに、2回目では△△と書いてあるのはなぜ？」と疑われ、上手くいくものも上手くいかなくなってしまいます。また、嘘を書く気がなかったとしても、思い違いや勘違いから、嘘を書こうと思っていないのに結果として嘘を書いてしまうこともありますので、招へい経緯書が書きあがったら必ずパスポートやスケジュール帳、チャット履歴などと招へい経緯書を見比べましょう。

● 3つ目は「犯罪をほのめかすような内容を書かない」です
短期滞在ビザで来日した外国人が犯す犯罪としてよくあるものが「不法滞在」と「不法就労」です。決められた期限どおりに日本へ帰らず、ビザが切れた状態でそのまま日本に滞在することを「不法滞在」、本当は働いてはいけないビザなのに日本で働くことを「不法就労」になります。招へい経緯書を書く際は、「不法滞在」や「不法就労」するのではないかという疑いをもたれるような、「短期滞在ビザで来日して、このまま日本に長期滞在する方法を探したい～」「日本でアルバイトを探したいと考えている～」あいまいな表現やまぎらわしい言い回しは避けましょう。

何度もご説明していますが、招へい経緯書はあくまで補足的な資料であって、絶対に必要な書類ではありません。しかし、日本の大使館や総領事館の中では「互いの関係を記載した書面により相互の関係をご説明していただく必要があります」などの案内がされているところもあり、招へい経緯書を提出することによって、大きく審査に影響を与えることがができます。

短期滞在ビザの申請に不安があるなら、是非とも気合を入れて、招へい経緯書を書いてみてはいかがでしょうか？