在留資格認定証明書(COE)について徹底解説

「在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility）」は、外国人が日本に入国し長期間滞在するために必要な書類の一つです。日本に入国するための在留資格を取得する際に必要であり、出入国在留管理局に申請することで発行されます。

在留資格認定証明書の取得方法（オンラインおよび紙での申請）、紛失時の対応、取得後の手続きについて、ビザ専門の行政書士の目線から詳しく解説いたします。

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外国人の方が日本に滞在するためには「在留資格」が必要です。そして、日本に入国しようとする外国人の方が、日本で行う活動内容がどの在留資格に当てはまるか、また上陸の条件に適合しているかを事前に証明するための書類が「在留資格認定証明書（COE）」です。

この証明書が交付されることで、日本の出入国在留管理局がビザの要件を満たしていることを認めたことになり、海外の日本大使館等でのビザ申請が円滑に進みます。また、日本到着後の上陸審査も簡易化され、スムーズに入国できるようになります。

在留資格認定証明書を取得するには、出入国在留管理局で在留資格認定証明書交付申請を行います。申請方法には直接窓口に行って申請する方法とインターネットを使用したオンライン申請の方法がありますが、郵送では受け付けていないため注意が必要です。

在留資格認定証明書の取得後は、海外にいる外国人に郵送またはメールで送付します。紙で交付された場合は郵送、電子データで交付された場合はメール転送します。

海外にいる外国人は、郵送またはメールで受け取った在留資格認定証明書を持って海外の日本国大使館等でビザ申請を行い、無事にビザが発給されると来日できます。

在留資格認定証明書には発行から3ヶ月間の有効期間があるため、その期間内に日本へ入国しましょう。これは、日本の入国審査時に在留資格認定証明書の提示・提出が必要になるためです。

在留資格認定証明書を海外に郵送した際、追跡ができず紛失してしまうことも稀にあります。では、紛失した場合に再発行はできるのでしょうか？答えは『再発行できません』。そのため、再度申請を行う必要があります。

国際郵便での紛失リスク

オンライン申請ではなく、紙の書類による申請手続きで在留資格認定証明書の交付を受けた場合、証明書は紙媒体（原本）で交付されます。その後、日本にいる申請代理人や受入機関が、海外の申請人本人に対して国際郵便（EMS等）で原本を送付するのが一般的です。通常、国際郵便での紛失は極めてまれですが、郵便物は国際交換局から現地の郵便事業者へ引き渡され、その後に配達されます。この過程で、一部の国・地域においては、まれに紛失や配達トラブルが発生することもあります。

対応①「紛失したらまず入管に報連相」

万が一、認定証明書を紛失してしまった場合は、まずは発行元である出入国在留管理局（入管）に事情を報告・相談することをおすすめします。

原則として再発行は認められておらず、新たに認定申請をやり直す必要がありますが、再申請にあたっての手続きや留意点などについて案内を受けられる可能性があります。最新の運用や対応状況に沿った基本的な案内は受けられるため、問い合わせる価値は十分にあります。

※ 一部の国では紙の証明書のコピーでビザ申請が可能になっています。紙の証明書のコピーを保管している場合は、再申請前にビザ申請先の日本大使館等でコピー提出が認められるか確認しましょう。

対応②「再度の申請では資料転用願出書を使用する」

「資料転用願出書」は、過去に提出した書類を再利用したい場合に提出する書式です。認定証明書を紛失した場合、再発行は原則認められず、新たに認定申請を行う必要があります。その際、住民票や課税証明書などを再取得する必要がありますが、資料転用願出書を提出することで、前回提出した資料を再利用できる場合があります。 ただし、資料転用が必ず認められるわけではなく、入管の判断によるため、再取得が必要になる場合もありますのでご留意ください。

対応③「専門家への相談でリスクを回避」

再度の申請手続きは、認定申請手続きであるため、入管の審査を改めて受ける必要があります。このため、書類不備や説明不足によって不許可となるリスクがあり、さらに再度の郵送で紛失するリスクも考慮する必要があります。

申請取次を行う行政書士に依頼することで、確実かつリスクを回避した申請手続きが可能です。申請取次とは、申請者またはその代理人に代わり、入管に申請書類を提出する制度です。現在はオンラインで申請取次が可能で、認定証明書は電子交付され、メールで申請者に送付されます。

認定証明書を紛失した場合、多くの方が「もうダメかも…」と焦ってしまいますが、適切な手続きを行えば、再度の認定申請手続きは可能です。ただし、再申請において、紛失したことを理由に即日で再交付されるわけではなく、通常通り審査期間を経た後に認定証明書が郵送されることになります。そのため、スケジュール的には大幅に遅れる可能性があります。紛失には十分注意が必要です。