技術人文知識国際業務ビザの理由書の書き方を詳しく解説 - コモンズ行政書士事務所

技術・人文知識・国際業務ビザを申請する際、提出書類の一つとして押さえておきたい書類が「理由書」です。提出自体は任意とされているものの、申請の背景や経緯を補足し、審査官に正しく意図を伝えるために重要な役割を果たします。

このページでは、ビザ専門の行政書士が理由書の基本構成や書き方のポイントを詳しく解説するとともに具体例もご紹介しています。

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理由書は、申請人や申請代理人が伝えたい事情や、提出書類だけでは説明しきれない背景を補足するための重要な書類です。弊所の実務経験からも、申請人または代理人の立場から適切に作成された理由書が添付されていることで、申請がよりスムーズに進み、結果として許可につながるケースが多く見られます。

そのため、理由書は申請全体の整合性や信ぴょう性を高める要素として非常に有効であり、少しでも許可の可能性を高めるためにも、積極的な作成を推奨しています。

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理由書を作成する際は、申請の背後にある「何を伝えたいのか」という目的を明確にすることが重要です。たとえば、「技人国ビザを取得して日本で働きたい」といった熱意を伝えるだけでは不十分です。入管当局が審査するのは、その希望が在留資格の法的要件を満たしているかどうかという点です。

そのため、単に書類を提出するのではなく、申請の背景や経緯、資格該当性を理由書で論理的に説明することが求められます。冗長な記述や感情的な表現は避け、本質を的確かつ簡潔に伝えることで、審査官にとって理解しやすい理由書となります。

理由書に定められた様式はなく、提出も任意とされていますが、弊所では以下のような構成に基づいて作成することが一般的です。

1. 自己紹介
   作成者が誰であるかを明記します。申請人本人が記載する場合は氏名を、雇用企業が作成する場合は法人名及び記載者の役職・氏名を記載します（申請代理人となる場合も同様です）。
2. 申請目的の明示
   理由書の趣旨を簡潔に述べます。例：「このたび、A氏を弊社にて採用し就労いただくため、在留資格認定証明書交付申請を行います。本理由書では、その経緯及び申請内容の要点を記載いたします。」等
3. 採用に至った経緯・背景
   どのような経緯で申請人と接点を持ち、採用に至ったのかを簡潔に説明します。
   
4. 在留資格該当性の説明
   申請人の学歴または実務経験等が「技術・人文知識・国際業務」に該当することを明示し、その具体的な内容を記載します。
5. 基準省令適合性の説明
   日本国内で従事する予定の業務内容を説明し、業務内容が在留資格に適合するものであることを示します。
6. 結びの文章
   理由書全体のまとめとして、申請に対する誠意と協力をお願いする姿勢を示す部分です。例えば、「以上のとおり、当該申請にご理解とご配慮を賜りますようお願い申し上げます。」といった表現で締めくくるのが一般的です。文書全体の印象を左右するため、丁寧で簡潔な表現を心がけましょう。
7. その他の特記事項
   例えば「過去に資格外活動許可違反があるが、行動を改め、日本の法令を遵守すること」「〇月〇日から勤務開始予定であるため、迅速な審査をお願いしたい」等、特に伝えておくべき事実があれば記載します。

1. 自己紹介
   私は、台湾出身の〇〇〇〇（氏名）と申します。このたび、日本のベンチャー企業である株式会社△△（以下、「△△社」といいます）より内定をいただき、同社にてエンジニアとして勤務するため、「技術・人文知識・国際業務」への在留資格変更許可を申請いたします。本理由書では、申請に至った経緯及び在留資格該当性等についてご説明申し上げます。
2. 申請目的
   本申請は、現在保有している「留学」の在留資格から、△△社にて正社員として就労するための「技術・人文知識・国際業務」への在留資格変更を申請するものです。
3. 採用に至った経緯・背景
   私は、令和〇年〇月より日本の○○大学に在籍し、情報工学を専攻してまいりました。在学中に日本企業のインターンシップにも参加し、日本の職場文化や開発現場に触れる機会を得ました。その中で、△△社が掲げる「技術で社会課題を解決する」という企業理念に深く共感し、卒業後の進路として同社で働くことを希望するようになりました。令和〇年〇月に正式に内定をいただき、今回の在留資格変更許可申請に至っております。
4. 在留資格該当性
   私は、○○大学○○学部○○学科を卒業（または卒業見込み）であり、情報処理・プログラミング・ソフトウェア開発等に関する専門的な知識を体系的に修得しております。これらの知識は、△△社における業務内容と直接関連しており、大学で学んだ分野に従事する予定であることから、在留資格「技術・人文知識・国際業務」に該当するものと考えております。
5. 基準省令適合性
   入社後は、Webアプリケーションや業務用ソフトウェアの設計・開発・運用に従事する予定です。具体的には、バックエンド開発（Python、Node.js）やクラウド環境構築（AWS等）といった、専門的な知識と技術を要する業務に携わります。これらの業務は、基準省令に定める「技術に係る活動」に該当するものです。
6. 結びの文章
   私は、日本で学んだ知識と経験を社会に還元し、△△社の一員として責任を持って業務に従事したいと考えております。今後は日本の法令を遵守し、安定した就労・生活を送ってまいりますので、何卒、本申請につきご高配を賜りますようお願い申し上げます。

1. 自己紹介
   当社、株式会社△△（所在地：東京都〇〇区〇〇、代表取締役：□□）は、このたび、台湾国籍の〇〇〇〇氏をエンジニアとして採用し、令和〇年〇月より就労していただく予定であり、「技術・人文知識・国際業務」への在留資格変更許可を申請するにあたり、本理由書を提出いたします。
2. 申請の目的
   現在「留学」の在留資格で日本に滞在中の〇〇氏を、当社において正社員エンジニアとして雇用するため、在留資格を「技術・人文知識・国際業務」へ変更することを目的としております。
3. 採用に至った経緯・背景
   〇〇氏は日本国内の○○大学にて情報工学を専攻し、成績優秀でありながら日本語・英語ともに堪能で、技術力とコミュニケーション能力を兼ね備えた学生でした。当社が令和〇年に実施したインターンシップに参加し、開発スピードと理解力の高さが際立っていたことから、将来の中核人材としての可能性を強く感じ、卒業後の採用を決定いたしました。
4. 在留資格該当性
   〇〇氏は大学においてソフトウェア開発、情報処理、ネットワーク技術等の専門課程を修了しており、当社で従事いただく予定の業務（主にWebアプリケーションの開発・設計業務）と十分に関連性があります。従って、在留資格「技術・人文知識・国際業務」に該当すると判断しております。
5. 基準省令適合性
   〇〇氏には、当社が提供する業務用クラウドシステムのバックエンド開発（使用言語：Python、Node.js）や、システム設計・保守運用といったエンジニア業務に従事していただく予定です。いずれも専門的な知識および技術を要する業務であり、基準省令に定める業務内容に該当するものです。
6. 結びの文章
   当社は〇〇氏の能力を高く評価しており、エンジニアとして将来的にも長く活躍していただきたいと考えております。日本の法令を遵守し、適切な労務管理のもとで雇用を行ってまいります。何卒、在留資格変更許可についてご高配を賜りますようお願い申し上げます。

技人国ビザ（「技術・人文知識・国際業務」）の理由書を作成する際は、審査官にとってわかりやすい内容にすることが大切です。専門用語や業界特有の言い回しはできるだけ避け、誰が読んでも理解できるよう、平易な言葉で伝えましょう。

理由書のポイントは次の3つです。

• 学歴・職歴との関連性
  申請人がどんな勉強や仕事の経験をしてきたのか、その内容が今回の業務とどう関係しているかを説明します。例：「大学で学んだ情報工学が、今回従事するシステム開発と関連しています」など。
• 具体的な業務内容
  申請人が実際に担当する仕事を具体的に書きます。内容が複雑な場合は、業務の流れやスケジュールを表にして別紙で添付するのも有効です。
• 雇用の理由・必要性
  なぜこの方を採用したのか、会社側の立場から説明します。「この技術がある人材が必要」「グローバル化を進める上で重要な人材」など、採用の背景や期待している役割を書きましょう。

理由書は必須ではありませんが、申請の内容を補足し、許可の可能性を高める資料となります。事実に基づき、簡潔で読みやすい書き方を心がけましょう。